Regulamin konferencji

„Społeczeństwo obywatelskie: przestrzeń troski o dobro wspólne”

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin zwany dalej „Regulaminem” określa warunki uczestnictwa w konferencji „Społeczeństwo obywatelskie: przestrzeń troski o dobro wspólne” zwanej dalej „Wydarzeniem”.

2. Wydarzenie jest organizowane jest Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, z siedzibą w Warszawie przy al. Jana Pawła II 12 (00-124 Warszawa) – dalej NIW-CRSO, zwanych dalej łącznie „Organizatorem”.

3. Organizacja Wydarzenia służy realizacji celów statutowych Organizatora oraz umożliwieniu nawiązania wzajemnej współpracy przez uczestników wydarzenia.

§2

ORGANIZACJA WYDARZENIA

1. Uczestnikiem Wydarzenia jest każda osoba zaproszona w charakterze gości lub prelegentów, która dokonała skutecznej rejestracji.

2. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest akceptacja niniejszego Regulaminu oraz pomyślne ukończenie procesu rejestracji na stronie www.niw.gov.pl/konferencja.

3. Akceptacja niniejszego Regulaminu następuje poprzez oznaczenie właściwego pola wyboru (tzw. „checkboxa”) przy formularzu rejestracji.

4. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest nieodpłatne i dobrowolne.

5. Wydarzenie odbędzie się w dniu 29 listopada 2019 r. w godzinach 9.00-21:00.

6. Miejscem organizacji Wydarzenia jest budynek hotel Novotel Centrum Warszawa, ul. Marszałkowska 94.

7. Celem Wydarzenia jest dyskusja na temat jakości współpracy sektora publicznego z sektorem pozarządowym, szukanie najkorzystniejszych kierunków rozwoju i pokazanie dobrych praktyk współdziałania sfery publicznej i NGO.

8. Program Wydarzenia obejmuje: prelekcje, debatę oraz spotkanie informacyjne.

9. Wydarzenie skierowane jest do przedstawicieli administracji publicznej i samorządowej, organizacji pozarządowych oraz przedstawicieli środowisk akademickich.

10. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i Ppoż. obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowane jest Wydarzenie.

§3

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
ORAZ WYKORZYSTANIE WIZERUNKU UCZESTNIKÓW WYDARZENIA

1. W czasie trwania Wydarzenia Organizator będzie zbierać materiał wideo i fotograficzny.

2. Materiał ten może zawierać wizerunek uczestników Wydarzenia w zakresie oraz jakości pozwalającej na identyfikację tych osób.

3. Również dla potrzeb rejestracji oraz późniejszej identyfikacji uczestników wydarzenia, stosowane będą informacje w zakresie umożliwiającym określenie tożsamości tych osób.

4. Dane te stanowią tzw. „dane osobowe” w rozumieniu art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO) i podlegają prawnej ochronie.

5. Organizator oświadcza, że jest administratorem powyższych danych osobowych.

6. W sprawach związanych z prywatnością i danymi osobowymi, z Organizatorem można się skontaktować poprzez adres poczty elektronicznej (NIW-CRSO: kontakt@niw.gov.pl), telefonicznie (NIW: 22 468 44 00) lub pisemnie na adres jego siedziby.

7. Organizator powołali również Inspektorów Ochrony Danych Osobowych (zgodnie z art. 37 RODO). Wiadomości do IOD prosimy kierować na adres e-mail: NIW-CRSO: iod@niw.gov.pl.

8. Wizerunek utrwalony w postaci materiału fotograficznego lub wideo może zostać opublikowany w charakterze filmu lub fotorelacji w Internecie – na stronie internetowej Organizatora oraz na kanale NIW-CRSO w serwisie YouTube, na fan page’u NIW-CRSO w serwisie Facebook, oraz na profilach NIW-CRSO na Twitterze i Instagramie.

9. Celem tych publikacji będzie wyłącznie realizacja statutowych zadań Organizatora, które zostały zawarte w Statucie Organizatora: https://niw.gov.pl/wp-content/uploads/2018/07/statut-NIW.pdf.

10. Organizator dołoży wszelkich starań w celu takiego wykadrowania zdjęć i ujęć oraz takiego doboru materiału podlegającego publikacji aby publikacje te nie naruszyły dóbr osobistych uczestników Wydarzenia.

11. Dane służące do rejestracji, zawierające imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę podmiotu / instytucji reprezentowanej oraz opcjonalnie nr telefonu, nie będą ujawniane, publikowane w Internecie ani udostępniane innym podmiotom.

12. Zbieranie oraz wykorzystywanie informacji stanowiących prawnie chronione dane osobowe opiera się na następujących podstawach:

a) robienie zdjęć, nagrań wideo oraz ich późniejsza obróbka i selekcja, a ostatecznie publikacja (udostępnienie przez upublicznienie) realizowane są w zakresie niezbędnym do wykonania postanowień niniejszego Regulaminu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) mając na uwadze cele statutowe Organizatora;

b) prowadzenie rejestracji służy zapewnieniu aby każdy uczestnik spełniał wymagania określone w niniejszym Regulaminie oraz zapewnieniu odpowiedniej ilości materiałów edukacyjnych i zapewnieniu zaplecza cateringowego, w oparciu o postanowienia niniejszego Regulaminu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

c) w formularzu rejestracji możliwe jest zapisanie się na newsletter informacyjny, zasady procesowania danych osobowych na potrzeby wysyłki tego newslettera opisaliśmy w naszej polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://niw.gov.pl/polityka-prywatnosci; podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Państwa dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

13. Każdemu Uczestnikowi wydarzenia przysługują prawa przewidziane przepisami o ochronie danych osobowych, a Organizator oświadcza, że dołoży starań w celu ich należytej oraz terminowej realizacji.

14. Prawami tymi są:

a) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (zapis dotyczy zgody na otrzymywanie newslettera, której wyrażenie jest możliwe w formularzu rejestracji na wydarzenie),

b) prawo dostępu do danych osobowych (uzyskania ich kopii),

c) prawo do wezwania administratora do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym),

d) prawo do wezwania administratora do ograniczenia przetwarzania,

e) prawo do przeniesienia danych (przekazania ich kopii innemu podmiotowi),

f) prawo do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,

g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

15. Zawiadamiamy, że z powyższych praw wolno korzystać zarówno w stosunku do całości, jak i tylko części posiadanych przez Organizatora informacji, w tym zdjęć lub nagrań (np. wolno prosić o usunięcie konkretnego zdjęcia z fotorelacji).

16. Z uwagi na fakt, że Organizator nie posiada dodatkowych informacji, które pozwoliłyby mu na ustalenie wizerunku osoby na podstawie jej imienia i nazwiska (zgodnie z art. 11 ust. 1 RODO), w celu skorzystania z powyższych praw, Organizator prosi o wskazanie konkretnych zdjęć lub przedziału czasowego nagrania, którego wniosek dotyczy.

17. Dane utrwalone w postaci materiału wideo oraz fotograficznego, który zostanie opublikowany, będą przetwarzane przez okres 5 lat. Pełen zebrany materiał będzie przez Organizatora selekcjonowany i obrabiany nie dłużej niż przez trzy miesiące.

18. Dane rejestracyjne będą przechowywane przez Organizatora przez okres dwóch lat.

19. W związku z realizacją Wydarzenia, Organizator będzie się wspierał pomocą firm zewnętrznych, które pod nadzorem i na udokumentowane polecenie Organizatora, dokonywać będą również prac na danych osobowych. Podmioty te należą do następujących tzw. „kategorii”:

a. dostawca usługi poczty elektronicznej;

b. firma profesjonalnie zajmująca się organizacją wydarzeń (zaangażowana, między innymi, w przygotowanie identyfikatorów imiennych oraz zbieranie materiału wideo i fotograficznego);;

c. podmiot świadczący hosting danych

20. Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakichkolwiek decyzji.

21. Podanie danych jest wymagane postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz przepisami prawa.

§4

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzenia zmian w przebiegu Wydarzenia z uzasadnionych powodów.

2. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Wydarzenia www.konferencja.niw.gov.pl.oraz w miejscu organizacji Wydarzenia.

3. Sprawy dotyczące Wydarzenia nieuregulowane w Regulaminie rozstrzyga Organizator.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody oraz ewentualne wypadki, do których mogłoby dojść podczas Wydarzenia.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 08.11.2019 r.

Wydarzenie współfinansowane ze środków Programu Wspierania i Rozwoju Wolontariatu Długoterminowego na lata 2018-2030 Korpus Solidarności, Priorytetu 6. Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030 PROO, Zadanie 3. Pomoc Techniczna Rządowego Program Wsparcia Rozwoju Organizacji Harcerskich i Skautowych na lata 2018-2030 oraz Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich na lata 2014-2020, Priorytet 5 Pomoc Techniczna.